一、為什麼預算跟實際會不同
預算（事前估算）
活動前用學長姐實際決算 + 6% 漲幅 + 出席率保守估，目的是訂出班費單價、確保資金週轉、跟北班同步預期。
結算（事後實算）
活動結束後依實際發生的支出與收入結算；跟北班的請款、退費機制都用此數字。
差距是常態：實際出席率、廠商最終報價、現場加點、贊助金額都會跟預算有出入。 差距越大、越需要結算公告與期末總對帳，避免預算數字被誤當成實際金額。
二、單一場活動結算流程
- 活動結束 30 日內：南班財務長依實際發票 / 收據彙整支出，並整理現場收入
- 結算單製作：依下方格式填寫，秘書長覆核
- 送出結算單：email / LINE 給北班財務長，副本送南班幹部群組
- 北班匯款：依結算單金額匯入南班財務指定帳戶；南班財務長收到後回執
- 更新活動頁：本網站對應活動頁更新「結算狀態」欄位、顯示實際金額與預算的差異
三、結算單範本
每場合辦活動結束後 30 日內，財務長使用以下格式製作結算單給北班財務長。 欄位以底線「______」表示待填入；實際使用時可下載為 PDF 或截圖傳給北班財務長。
NCKU EMBA · E118 SOUTH
活 動 結 算 單
STATEMENT OF ACTIVITY SETTLEMENT
結算單編號 No. ________
製表日期 ____ / __ / __
活動資訊
活動名稱
活動日期
活動地點
主辦人
收支結算（實際發生）
① 總支出（實際）NT$ ____________
附憑證 ___ 筆（明細見附件 A）
② 總收入（實際）NT$ ____________
附收據 ___ 筆（明細見附件 B）
③ 班費淨負擔 = ① − ②NT$ ____________
南北分攤（按 83:16）
南班應付（83/99 ≈ 84.85%）NT$ ____________
北班應付（16/99 ≈ 15.15%）NT$ ____________
撥款指示
南班預收（從班費撥）NT$ ____________
北班需匯款金額NT$ ____________
匯款戶名 / 帳號
匯款期限
製表人（財務長）
覆核人（秘書長）
E118 南班秘書處製表 · 本結算單副本同步公告至南班幹部群組
四、跟北班的請款規則
| 費用類型 | 範例 | 結算邏輯 |
|---|---|---|
| A 統一辦的活動 | 聖誕晚會 / 新生報到 / 新生營 / 116 午宴 / 118 畢業晚會 | 由南班主辦人統一付廠商；活動結束後按 84:15 比例向北班請款 |
| B 按人頭的固定費 | 班服 / 校友會費 | 按實際數量算（如班服按各人實際訂購、校友會費按人頭） |
| C 南班自辦活動 | 119 迎新晚會（南班） | 南班獨自負擔、不向北班請款 |
五、三年期末總對帳
時間點：2028 年 8 月（118 畢業後一個月內）
- 列出三年所有合辦活動的實際結算數字，對比預算估算
- 列出南班自理項目（聯誼、緊急、婚喪、補助）的實際動用 vs 編列預算
- 差額處理：
- 北班總多付 → 南班退錢給北班
- 北班總少付 → 北班補匯
- 南班預備金未動用 → 按 84 人比例退回南班同學
- 對外公告：完整三年收支對照表 + 退費明細，發送全班
六、南班同學退款金額試算範例
假設三年結算後南班的「未動用 + 多收」總額為 NT$ 373,100（即預估的安全水位 4,442 / 人）：
樂觀情境
若所有預備金 100% 未動用 + 活動沒有超支，每人退回約 NT$ 4,495
平均情境
若預備金動用 50%、活動部分超支，每人退回約 NT$ 2,000 – 3,000
保守情境
若預備金幾乎全用 + 活動全面超支，可能不退回；但因有 8.9 萬安全水位，不會額外追收