一、為什麼預算跟實際會不同
預算（事前估算）
活動前用學長姐實際決算 + 6% 漲幅 + 出席率保守估，目的是訂出班費單價、確保資金週轉、跟北班同步預期。
結算（事後實算）
活動結束後依實際發生的支出與收入結算；跟北班的請款、退費機制都用此數字。
差距是常態：實際出席率、廠商最終報價、現場加點、贊助金額都會跟預算有出入。 差距越大、越需要結算公告與期末總對帳，避免預算數字被誤當成實際金額。
二、單一場活動結算流程
- 活動結束 30 日內：南班財務長依實際發票 / 收據彙整支出，並整理現場收入
- 結算單製作：依下方格式填寫，秘書長覆核
- 送出結算單：email / LINE 給北班財務長，副本送南班幹部群組
- 北班匯款：依結算單金額匯入南班財務指定帳戶；南班財務長收到後回執
- 更新活動頁：本網站對應活動頁更新「結算狀態」欄位、顯示實際金額與預算的差異
三、結算單範本
每場合辦活動結束後 30 日內，財務長使用以下格式製作結算單給北班財務長。 欄位以底線表示待填入；活動資料建檔後，系統可直接產出填妥的結算單（見下方已結算清單）。
三個最容易出錯的欄位：①「個人自費 / 代收代付」務必先扣除，否則會把個人款項算進南北分攤基數； ②「差異原因」要按類型分述（單價變動 vs 數量變動），這是收件人最常追問的一點； ③「分攤基準」要寫明人數與比例，同一項目前後兩次算法不同會造成請款爭議。
NCKU EMBA · E118 SOUTH
活 動 結 算 單
STATEMENT OF ACTIVITY SETTLEMENT
結算單編號 No.
版次
製表日期
活動資訊
活動名稱
活動日期
活動地點
主辦
廠商 / 供應商
收支結算（實際發生）
① 廠商帳單總額NT$ ____________
附憑證 ___ 筆
② 減：個人自費 / 代收代付NT$ ____________
③ 班費實際支出 = ① − ②NT$ ____________
④ 實際收入NT$ ____________
附收據 ___ 筆
⑤ 班費淨負擔 = ③ − ④NT$ ____________
預算對照與差異說明
預算編列數NT$ ____________
廠商帳單總額NT$ ____________
較預算 ____________
班費實際負擔NT$ ____________
較預算 ____________
差異原因（請按類型分述：數量變動 / 單價變動 / 項目增減 / 出席人數 / 其他）
南北分攤
分攤基準：全班 99 人（南班 83 ／ 北班 16），按 83:16 攤分，不因個人是否參加或領取而異。若本場採其他基準，請於此註明：______
南班應付（83/99 ≈ 83.84%）NT$ ____________
北班應付（16/99 ≈ 16.16%）NT$ ____________
撥款指示
北班需匯款金額NT$ ____________
匯款期限
匯款戶名與帳號由南班財務長另行私訊提供，不列於本單與網站公開頁面。
○ 待幹部簽核
本單於班網「經費單簽核」完成幹部會簽後，此處自動更新為已簽核並列出簽核單位。
E118 南班秘書處製表 · 本結算單副本同步公告至南班幹部群組
已產出的結算單
- 班服 E118-S-2026-001（第 1 版）· 製表 2026-07-19 · 北班應付 NT$ 19,879
四、跟北班的請款規則
| 費用類型 | 範例 | 結算邏輯 |
|---|---|---|
| A 統一辦的活動 | 聖誕晚會 / 新生報到 / 新生營 / 116 午宴 / 118 畢業晚會 | 由南班主辦人統一付廠商；活動結束後按 83:16 比例向北班請款 |
| B 班級共同購置 | 班服（含師長致贈、備用庫存） | 屬班級共同財產，按全班人數 83:16 分攤，不因個人是否領取而異； 個人自費加購另計、不列入班費 |
| C 對人計費的固定費 | 校友會費 | 費用本身對應到個人身分（每人一份會籍），按實際人頭計算； 人數有異動時以實際繳交名單為準 |
| D 南班自辦活動 | 119 迎新晚會（南班） | 南班獨自負擔、不向北班請款 |
五、三年期末總對帳
時間點：2028 年 8 月（118 畢業後一個月內）
- 列出三年所有合辦活動的實際結算數字，對比預算估算
- 列出南班自理項目（聯誼、緊急、婚喪、補助）的實際動用 vs 編列預算
- 差額處理：
- 北班總多付 → 南班退錢給北班
- 北班總少付 → 北班補匯
- 南班預備金未動用 → 按 83 人比例退回南班同學
- 對外公告：完整三年收支對照表 + 退費明細，發送全班
六、南班同學退款金額試算範例
假設三年結算後南班的「未動用 + 多收」總額為 NT$ 373,100（即預估的安全水位 4,442 / 人）：
樂觀情境
若所有預備金 100% 未動用 + 活動沒有超支，每人退回約 NT$ 4,495
平均情境
若預備金動用 50%、活動部分超支，每人退回約 NT$ 2,000 – 3,000
保守情境
若預備金幾乎全用 + 活動全面超支，可能不退回；但因有 8.9 萬安全水位，不會額外追收